Gerencia
Nueve preguntas, dichas en claro
Cada persona responde la suya y pulsa “Grabar mi respuesta”. Queda una copia con nombre y fecha; no se borra la de nadie. Si una palabra no se entiende, ábrala en el listado. La pregunta 3 no es un reloj: es cómo se cobra y se mide el avance. Las 8 y 9 son lo que espera del software y un párrafo libre para la IA.
Palabras que usamos — tókeme si una pregunta no se entiende
- Partida
- Un renglón del presupuesto. Ejemplo: cielo raso, piso, tabique. Tiene código, unidad y precio.
- Centro de costo
- La cuenta de plata de un proyecto. Aquí, por regla, un proyecto = una tienda.
- Vigente
- El presupuesto que ya se aprobó. Contra ese se pide material, se tarea y se gasta. Si no está vigente, es un borrador.
- Techo
- El tope de plata de esa partida o de ese proyecto. Si el pedido se pasa, no se compra.
- Valorización
- La cuenta que se le presenta al cliente para cobrar el avance. Puede ser cada mes, cada quince días, o cuando se cumple un hito. No es el costo interno.
- Hito
- Una fecha o entrega que el cliente o el contrato marcaron. Ejemplo: “piso cerrado”, “apertura de tienda”. No es el único control del proyecto.
- Adicional
- Trabajo que no estaba en el vigente y hay que sumar, con orden. No es un WhatsApp suelto.
- Liquidación
- El cierre de cuentas del proyecto con el cliente. La lista de detalles pendientes (punch list) no liquida sola.
- APU
- De qué se arma el precio de una partida: mano de obra, materiales, equipos, subcontratos.
- Presupuesto interno
- El costo que Inssitu espera: APU cotizado y calculado. Todavía no es el precio que se le pasa al cliente.
- Factor de oferta
- El número (o los números) que suben el presupuesto interno al precio oferta. No es el gasto general ni la utilidad. Se puede poner a todo el proyecto, a una familia (Arquitectura, HVAC…), a una partida, o a un tipo de gasto del APU (mano de obra, material, servicio, rendimiento, merma). Si después se vuelve a poner el de todo el proyecto, el sistema tiene que preguntar si pisa lo que ya se afinó abajo.
- Precio oferta
- Lo que se le presenta al cliente. Sale del interno × factor, y después se le suman GG, utilidad e IGV.
- GG
- Gastos generales de ESA obra, casi siempre detallados: staff (residente, jefe de campo, OT…), oficina, viáticos, cartas fianza, seguros, SENCICO. No es un porcentaje copiado ni es el factor de oferta.
- Paquete de tercero
- Una partida (o un capítulo) que se cotizó completa a un subcontratista. Entra al interno como un monto. Después se reconstruye el APU con el criterio estándar, sin tocar los precios de mercado que no se deben afectar.
- Itemizado
- La lista de partidas y subpartidas con código, descripción, unidad y, a veces, metrado de referencia. En la mayoría de los casos la envía el cliente. A veces se puede tocar; a veces no (Cencosud: no agregar ni borrar). A veces no hay lista y hay que armarla con la memoria del proyecto, las especificaciones técnicas y los planos.
- Memoria / EETT
- Memoria descriptiva del proyecto y especificaciones técnicas. Cuando el cliente no manda itemizado, de ahí (y de los planos) se construye la lista de partidas.
- Metrado referencial
- Una cantidad que a veces viene en el itemizado del cliente, para orientar. No siempre es el metrado con el que se oferta ni el que se valora. OT lo confirma o lo vuelve a medir.
- Supervisión / DT
- La supervisión de obra o la dirección técnica, a menudo de un tercero. A veces ellos mandan el itemizado, no el cliente. Por eso un Metro no garantiza el mismo Excel que el Metro anterior.
- Importador
- La pantalla que abre el Excel o el PDF, encuentra la fila de cabeceras, lee los nombres (ITEM, UND, METRADO…) y sugiere a qué campo de Inssitu va cada columna. OT lo ve en una tabla y puede cambiar cualquier enlace antes de importar. La sugerencia del archivo anterior no se impone: cada archivo se abre de nuevo.
- Plantilla del cliente
- El Excel, PDF o portal de ESA cadena. En Cencosud, por ejemplo, no se agregan ni se borran partidas. Eso no significa que el archivo siempre tenga las mismas columnas: otra supervisión o DT puede mandar otro.
- Mapeo
- La tabla que traduce el código de partida del cliente al código interno. Sin eso, se valoriza una cosa y se compra otra.
- Expediente
- Las carpetas de una licitación, en orden. En Patio de Comidas Trujillo hay 6: 1 bases, 2 consultas, 3 primera propuesta, 4 complemento (y cambian el itemizado), 5 más complemento, 6 última propuesta.
- Consultas
- La ronda en que el mandante responde preguntas. Suele mandar más planos y fichas técnicas. Esa información complementa y a veces SUPERSEDE (deja sin efecto) lo de la carpeta 1. El presupuesto no se arma solo con las bases.
- Carta de consideraciones
- El escrito que acompaña la propuesta: qué se incluye, qué se excluye, qué se asumió. En la primera propuesta va enviada; en la última, ya consensuada con el cliente. No es el Excel del itemizado.
- Propuesta de metrados
- En varias licitaciones la primera y la última propuesta van con cantidades y SIN precios unitarios. El PU (interno o oferta) entra después, o en otro archivo. Patio de Comidas es ese caso. Metro PDS Piura es el otro: ya trae PU oferta.
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Quién decide qué
En un proyecto de tienda, ¿quién dice que sí en cada paso?
No pedimos el organigrama. Pedimos, con nombres de cargo: quién arma el presupuesto, quién lo marca listo, quién da el GO (el visto bueno), quién acepta una baja o un recorte, quién autoriza un adicional, y hasta dónde puede pedir el ingeniero sin consultar. En el ERP ya está: OT marca listo, gerencia da el GO. “Proyecto” aquí es, por regla, una tienda.
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Qué número mira para decir sí
Cuando aprueba o para un gasto, ¿qué cifra mira?
Uno o dos números, no cinco. Ejemplos: tope de plata del proyecto (techo), lo ya pedido, lo ya gastado, lo ya cobrado al cliente, el margen. El costo interno, el precio oferta y los gastos generales son tres cifras distintas: no las sume en la cabeza. No mezcle el precio de venta de un departamento (si hubiera un proyecto propio) con el costo de una tienda.
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Cómo se cobra y se mide el avance en el tiempo
En ese proyecto, ¿cada cuánto se le cobra al cliente y qué fechas mandan el trabajo?
Esto no es un reloj de pared ni “cuántos días faltan para abrir”. Es el calendario de control: cada cuánto se presenta la cuenta al cliente (valorización mensual, quincenal o por hito), qué fechas o entregas marcó el cliente (hitos: piso cerrado, apertura, etc.), si comparan avance físico con lo cobrado, cómo entran los adicionales y cuándo se cierran las cuentas (liquidación). La apertura de la tienda es una de esas fechas, no la única. Lo que ya se dijo de hitos, valorización, curva de avance y liquidación iba exactamente aquí.
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Tipos de trabajo y cadenas
¿Qué tipos de trabajo hacen y qué cambia de una cadena a otra?
Tres tipos que no se mezclan: 1) remodelación con la tienda abierta al público (por zonas, con restricciones de la gerencia de tienda); 2) tienda o local nuevo; 3) techos o mantenimiento (otro ritmo). Por regla un proyecto = una tienda. Excepción: un cambio menor en varias tiendas, hay que decirlo. Cada cadena (Cencosud, Falabella, Ripley, malls, Intercorp) manda su formato y cobra a su manera. Un proyecto propio inmobiliario, si hay, es la excepción.
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Dónde se pierde plata o control hoy
¿Cuál es el agujero que ya les costó margen, dicho en una frase?
Un caso real, no una lista. Ejemplos del tipo de respuesta: se cobró el mes y el adicional sigue abierto; se pidió material por WhatsApp sin partida; techos metido en el Excel del cambio de tienda. Si no le ha pasado, dígalo.
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Qué le bastaría ver
Si pudiera ver una sola pantalla por proyecto, ¿qué tiene que estar sí o sí?
Lista corta. Por proyecto y, si quiere, un consolidado de varios. Avance contra las fechas del cliente, lo cobrado vs lo gastado, partidas pasadas de tope, adicionales abiertos. Diga también qué NO quiere ver (un libro de 80 páginas, por ejemplo).
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Qué no debe entrar todavía
¿Qué sistemas o temas no debemos tocar en esta primera etapa?
Para no pisar lo que ya funciona. Candidatos: Maestro de órdenes de compra, rendiciones, caja, SUNAT, planilla. Si algo de eso SÍ tiene que entrar, dígalo. La venta de departamentos no entra aquí.
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Qué espera del software
Si este sistema sale bien, ¿qué deja de hacer en Excel, correo o WhatsApp?
Una o dos frases, de lo que le duele a USTED. Ejemplos: dejar de pedir el margen de una tienda por correo; no aprobar un adicional por WhatsApp; ver si ya se valoró el mes. No pida ‘todo el ERP’. El gasto general, la utilidad y el factor que sube el costo interno al precio oferta son tres cosas distintas: si le importan, nómbrelo.
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Dígalo con sus palabras (para la IA)
En un párrafo, como se lo diría a un colega: ¿qué tiene que hacer este sistema por usted?
Campo libre. No hay palabras obligatorias. Puede hablar de una tienda, de un reporte, de un miedo, de Cencosud o de techos. Ese texto se guarda tal cual y se usará como pedido a la IA. Si no quiere, escriba ‘no aplica’. Cada persona graba el suyo; no se pisa el de al lado.
Todavía no hay respuestas grabadas. Cada persona que pulse “Grabar mi respuesta” deja una copia con su nombre y la fecha. No se borra la de nadie.